Zo, het is zaterdag. Eindelijk een dag zonder constant mailverkeer (als het goed is). E-mail is eigenlijk niet meer weg te denken in het dagelijkse leven. De laatste 20 jaar heeft e-mail het meeste verandering gebracht in de manier waarop wij met elkaar communiceren.
Het is ooit bedoeld als communicatiemiddel voor wanneer twee personen niet op hetzelfde tijdstip beschikbaar. Uit onderzoek blijkt echter dat 85% van de binnenkomende e-mails binnen 2 minuten worden beantwoord en zelfs 70% al binnen 6 seconden. Het is zijn doel dus een beetje voorbij gegaan, bovendien is het ook een draak van een stuk technologie. Hieronder vind je 5 wetenschappelijke redenen waarom dat zo is.
Het zorgt voor onnoemelijk veel stress
Stres is één van de bijkomende symptomen van het moderne communicatiemiddel, zo blijkt ook uit onderzoek. In een studie dat uitgevoerd is door de Universiteit van Brits-Columbia in Vancouver, Canada heeft men een groep van 124 vrijwilligers in twee groepen gesplitst. Één van deze groepen mocht voor een week lang slechts drie maal daags de inbox controleren, de andere groep moest zo vaak mogelijk controleren op nieuwe e=mails.
Het resultaat voel je wellicht al aankomen, de groep die maar drie keer per dag de inbox controleerde hadden “beduidend minder dagelijkse stress”. Uit de studie blijkt ook dat het afkicken van continu email controleren erg moeilijk kan zijn, al vermindert het stress om minder vaak te kijken.
Het neemt teveel tijd in beslag
We besteden over het algemeen meer tijd aan het lezen en beantwoorden van e-mails dan dat wij denken. Een studie dat in 2004 is uitgevoerd kwam tot de conclusie dat gehele proces rondom e-mailverkeer ongeveer 23% van een werkdag in beslag neemt.
Tegenwoordig kunnen we praktisch overal onze inbox controleren met behulp van een smartphone. Dit helpt zeker niet mee bij de winst aan tijd dat het vermindert controleren van email kan brengen.
Het is bijna niet bij te houden
De constante stroom aan nieuwe e-mails die binnenkomen in combinatie met de drang die mensen hebben erop te reageren is een dodelijk combinatie wat betreft het managen van de inbox. E-mails krijgen we tegenwoordig van alle kanten, de standaard werk e-mails die sommigen zelfs in hun eigen tijd nog aandachtig doorlezen, de tot irritatie toe ontvangen nieuwsbrieven waar we ons maar niet voor uitschrijven omdat het voor het gevoel teveel tijd kost en dan zijn er natuurlijk nog de persoonlijke e-mails. Deze zijn van een uitstervend ras door alle chat-apps die tegenwoordig te verkrijgen zijn en het brede bereik hiervan door alle doelgroepen heen.
Mensen willen graag verbonden zijn en controleren daarom obsessief hun e-mail. Dit beperkt zich niet tot de dagelijkse sleur. De BBC verklaart dat dit ook gebeurd op de meest ongemakkelijke momenten zoals een eerste afspraakje of een begrafenis. Dit komt volgens de BBC door het gevoel dat men krijgt bij ongeopende e-mails, namelijk het gevoel dat deze e-mails waarde verliezen hoe langer deze ongeopend blijven.
Het bezorgt een hoop afleiding
Een onderzoek dat is uitgevoerd door professor Thomas Jackson aan de Universiteit van Loughborough, Engeland wijst uit dat men 64 seconden nodig heeft om de concentratie weer op te pakken na het lezen en beantwoorden van e-mails.
Daar tegenover staat een ander onderzoek uitgevoerd door Victor M. González and Gloria Mark in 2004 blijkt dat men slechts 3 minuten bezig is met een taak alvorens bezig te gaan met iets anders. Met een constante stroom aan e-mails als afleiding gaan er dus zeeën aan tijd en productiviteit verloren op een gemiddelde werkdag.
Het maakt ons asociaal
Communiceren via e-mail lijkt makkelijk, maar veel zaken in communicatie komen niet over in tekstuele e-mails. Denk bijvoorbeeld aan een grapje die uiterst serieus word genomen door de ontvanger.
Daarnaast maakt e-mail het uiterst makkelijk om te liegen of niet mee te werken zonder dat we ons er slecht over voelen, zo blijkt uit onderzoek
Tips
Voor het verminderen van het leed dat e-mail heet, hierbij nog enkele tips om de workflow rondom e-mail toch nog zoveel mogelijk te verbeteren.
- Schakel meldingen uit, hoe vaak is het nou echt nodig om direct te reageren?
- Wees selectief met wie je mailt, kijk uit met ‘reply-to-all’, voor je het weet zit je inbox weer vol.
- Stel email overzichtelijk in, zorg dat het bericht snel te scannen is door bijvoorbeeld het leesvenster aan te zetten
- Vertraag de ‘update’-interval, zorg dat e-mail niet constant wordt opgehaald maar bijvoorbeeld maar elke drie kwartier, dit vermindert de afleiding.
- Organiseer e-mailverkeer zoveel als het kan, zorg voor een goede indeling van de inbox, bepaal prioriteiten, schrijf overzichtelijk etc.
E-mail mag dan een hoop negatieve kanten hebben, er zijn natuurlijk ook genoeg positieve punten, zoals iedere technologie dat heeft. Want als e-mail echt zo erg was waren we wel weer terug gegaan naar de pen en papier of nog erger, de fax.
